Aktualności

ELEKTRONICZNE ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ (EZD) W UCZELNIACH WYŻSZYCH – ZASADY OBSŁUGI DOKUMENTACJI I PRACY KANCELARYJNEJ ORAZ WDRAŻANIE I ZASTOSOWANIE RÓŻNYCH SYSTEMÓW TELEINFORMATYCZNYCH KLASY EZD

Warszawa, 30 listopada 2017 r.

Przedstawiciele uczelni wyższych od dawna sygnalizują potrzebę omówienia problematyki wdrażania i stosowania Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w uczelniach wyższych. Chodzi o szerszy aspekt niż jedynie omówienie czy pokazanie konkretnego systemu klasy EZD, w ramach którego odbywa się Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. Z tego względu Forum poświęcone zostanie w całości tej kwestii.

Naszym celem jest przedstawienie zarówno aspektów prawnych, merytorycznych, jak i technicznych związanych z wdrażaniem różnych systemów klasy EZD w pracy kancelaryjnej uczelni. Brakuje natomiast wiedzy, jak oceniać i odbierać funkcjonalności tych systemów, by zapewnić ich zgodność z obowiązującym stanem prawnym oraz zasadami pracy kancelaryjnej i archiwalnej. W trakcie Forum planujemy skoncentrować się także na aspektach praktycznych we wdrażaniu systemów klasy EZD pochodzących od różnych dostawców.

Program

10:00 Przyjęcie prowadzenia Forum, kilka zdań na początek

dr Ewa Perłakowska

10:10 Wykład: Uwarunkowania prawne w zarządzaniu dokumentacją w uczelniach publicznych i prywatnych oraz jej archiwizacja:

- Dokumentacja uczelni publicznej i prywatnej w świetle obowiązującego stanu prawnego.

- Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją a system tradycyjny – wprowadzenie, zasady wskazywania wyjątków.

- Sytuacja prawna archiwów uczelnianych, w tym elektronicznych zasobów archiwalnych.

- Normatywy kancelaryjne i archiwalne w uczelniach (instrukcja kancelaryjna, JRWA, instrukcja archiwalna) – zakres oraz ocena obowiązujących pod kątem wdrażania EZD.

- Uczelnie wyższe a archiwa państwowe.

dr Ewa Perłakowska, ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym dokumentem elektronicznym), systemów klasy EZD, systemów kancelaryjnych, archiwistyki i prawa archiwalnego, funkcjonowania archiwów, informatyzacji podmiotów publicznych, Prezes Stowarzyszenia „Archiwizjoner”

10:50 Wykład: Metodyka pracy kancelaryjnej w EZD oraz w systemie tradycyjnym:

- Czynności kancelaryjne w systemie EZD.

- Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym wspomaganym systemem EZD.

- Porównanie zasad postępowania w systemie EZD i w systemie tradycyjnym.

Dagmara Niemczyk, ekspert, doradca, trener w zakresie informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne, organizacji pracy w e-Urzędzie, wdrażania systemów Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją

11:50 Wykład: Rola koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty.

Przedstawione zostaną wspólne obszary zainteresowania koordynatora czynności kancelaryjnych i archiwisty oraz zadania specyficzne dla poszczególnych funkcji. Omówione zostaną metody pracy koordynatora związane z doradzaniem, szkoleniami oraz narzędzia wykorzystywane do weryfikowania poprawności działań kancelaryjnych pracowników jednostki. Na tle koordynatora przedstawione zostanie nowe spojrzenie na zadania archiwisty w podmiocie z systemem EZD. Dostępne nowe metody i narzędzia zostaną ukazane głownie w perspektywie ich praktycznego wykorzystania na polach związanych z nadzorowaniem klasyfikacji spraw i dokumentów, kompletności dokumentacji i poprawności metadanych. Oprócz wskazania wspólnych obszarów pracy koordynatora i archiwisty omówione także zostaną różnice pomiędzy obu rolami.

Paweł Wlezień, od blisko 20 lat archiwista zakładowy, prowadzi szkolenia dotyczące zasad kancelaryjnych i archiwistyki

12:30 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.

Moderowanie: Ewa Perłakowska

13:00 Przerwa, poczęstunek

13:30 Wykład: Proces wdrażania Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w oparciu o rozwiązania publiczne:

- System EZD PUW autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

- Uczelnie wyższe i pozostali Partnerzy Wojewody Podlaskiego, korzystający z jednolitego narzędzia EZD PUW.

- Zasady i procedury pozyskania, wdrożenia i utrzymania EZD na uczelniach wyższych.

- Elektroniczne zarządzanie dokumentacją w praktyce uczelni wyższych.

Magdalena Sawicka, Kierownik oddziału Obsługi i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych oraz Szkoleń w Biurze Informatyki i Rozwoju Systemów Teleinformatycznych Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku

14:10 Wykład: Sukcesy i potknięcia w procesie wdrażania Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w uczelni na przykładzie Uniwersytetu Gdańskiego:

- Prace przygotowawcze Uczelni do wdrożenia systemu EZD.

- Wady i zalety wdrożenia EZD na Uczelni.

- Rezultaty wdrożenia EZD jako systemu wspierającego na Uniwersytecie Gdańskim.

Agnieszka Krajewska, Kierownik Działu Zarządzania Systemami Informatycznymi w pionie Kanclerza ds. Informatyzacji Uniwersytetu Gdańskiego

14:50 Przerwa na kawę

15:00 Wykład: Proces wdrażania Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w oparciu o rozwiązania komercyjne

- decyzja podjęta i co dalej?

- jak jest teraz, co chcemy osiągnąć?

- system skrojony na miarę,

- rozwój i integracje.

Patrycja Kijas, trener i konsultant w zakresie informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne

15:40 Sesja pytań i odpowiedzi. Dyskusja.

Moderowanie: Ewa Perłakowska

16:00 Zakończenie Forum, wręczenie certyfikatów

INFORMACJE ORGANIZACYJNE

Termin: 30 listopada 2017 r.

Miejsce: Warszawa

Koszt udziału jednej osoby wynosi:

450 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach nadesłanych do dnia 17 listopada 2017 r.

550 zł + 23% VAT - przy zgłoszeniach nadesłanych od dnia 18 listopada 2017 r.

Zgłoszenia:

Warunkiem udziału jest przesłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego:

faksem – formularz w załączeniu

bądź elektronicznie: http://www.cpi.com.pl/imprezy/2017/fizu1/formularz_mj.php

Organizator zastrzega możliwość odmowy przyjęcia zgłoszenia w wybranym terminie ze względu na brak wolnych miejsc. O przyjęciu decyduje kolejność przesyłania zgłoszeń.

Wszelkie informacje można uzyskać pisząc na adres cpi@cpi.com.pl lub telefonicznie (022) 870-69-78

Formularz